ПОЛОЖЕНИЕ об архиве Сельской администрации Артыбашского сельского поселения

Информация:

Автор:

Категория 2013

Приложение №2

УТВЕРЖДЕНО

                                                                                              Распоряжением    Главы сельской    администрации

                                                                                                          Артыбашского сельского поселения

                                                                                             ________________А.Ю.Семухин

От 15.11.2013г      №382

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Сельской администрации Артыбашского сельского поселения

1.Общие положения

1.1. Документы ­архива сельской администрации Артыбашского сельского поселения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и Республики Алтай, являются собственностью муниципального образования Артыбашского сельского поселения и подлежат постоянному хранению в Комитете по делам архивов Республики Алтай и Архиве МО «Артыбашское сельское поселение».

До передачи на государственное хранение эти документы, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством, хранятся в архиве Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

1.2. Архив Сельской администрации  Артыбашского  сельского  поселения  обеспечивает   учет,   отбор, хранение   и   использование документов Архивного фонда РФ и РА, образующихся в деятельности Артыбашского сельского поселения. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Комитетом по делам архивов Республики Алтай, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

За   утрату   и   порчу   документов   Архивного   фонда   Российской   Федерации   и Республики   Алтай   должностное   лицо архивист Жукова Т.В. несет ответственность   в соответствии с действующим законодательством.

1.3 В Сельской администрации Артыбашского сельского поселения для хранения документов Архивного фонда РФ и РА и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, хранения, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Сельская администрация Артыбашского сельского поселения обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

          1.4.  Архив Сельской администрации Артыбашского сельского поселения создается    как   самостоятельное   подразделение в структуре МАУ «Телесеть», возглавляемое архивистом,   либо   его   функции   возлагаются   на   лицо, ответственное за ведение архива.

1.5.  В своей работе архив Сельской администрации Артыбашского сельского поселения руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Республиканским законом "Об архивном деле в Республике Алтай», распорядительными документами Комитета по делам архивов РА,  нормативно-методическими документами Росархива и Комитета по делам архивов РА. Типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об архиве Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

        1.6.    Положение об архиве Сельской администрации Артыбашского сельского поселения разрабатывается на основании Примерного   положения и утверждается Главой сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

1.7.  Архив Сельской администрации Артыбашского сельского поселения работает    по     плану, утвержденному Главой сельской администрации Артыбашского сельского поселения, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8.  Контроль   над   деятельностью   архива Сельской администрации Артыбашского сельского поселения осуществляется ЭК Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

1.9. Организационно-методическое      руководство              деятельностью      архива Сельской администрации Артыбашского сельского поселения осуществляет Комитет по делам архивов РА.

2.Состав документов архива.

В архив поступают:

2.1.   законченные      делопроизводством      документы      постоянного      хранения, образовавшиеся   в  деятельности  структурных  подразделений,  документы  временного (свыше   10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2.   документы   постоянного      хранения   и   по   личному      составу   учреждений-предшественников;

2.3.   документы  постоянного  хранения  и  по личному составу  ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

2.4.   личные   фонды   ведущих  работников Сельской администрации Артыбашского сельского поселения , поступившие   вархив;

2.5.   служебные и ведомственные издания;

2.6.   научно-справочный аппарат к документам архива;

2.7.   документы согласно утверждённой номенклатуры дел Артыбашского сельского поселения.

3. Задачи и функции архива.

3.1.  Основными задачами архива являются:

3.1.1.   комплектование  документами,   состав   которых   предусмотрен  разделом  2 настоящего положения;

3.1.2.   учет,   обеспечение   сохранности,   создание   научно-справочного   аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3.   подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ и Архивного   фонда  РА  на  государственное     хранение  с  соблюдением  требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством;

3.1.4.   осуществление   контроля   над  формированием   и   оформлением   дел       в делопроизводстве Сельской администрации Артыбашского сельского поселения ;

3.2. В   соответствии   с   возложенными   на   него   задачами   архив   осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает   и   хранит   документы   структурных   подразделений, обработанные   в   соответствии   с   требованиями,   установленными   Федеральным архивным агентством;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с Комитетом по делам архивов РА графики представления описей на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов РА и передачи документов Архивного фонда РФ и Архивного фонда РА на государственное хранение;

3.2.3.   составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Сельской администрации Артыбашского сельского поселения  и ЭПМК Комитета по делам архивов РА;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с НСА Комитета по делам архивов РА;

3.2.6. организует использование документов:

- информирует руководство и работников Сельской администрации Артыбашского сельского поселения о составе    и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии;

3.2.8. оказывает       методическую       помощь       ответственному       за       ведение делопроизводства   в   составлении   номенклатуры   дел,   контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

3.2.9. участвует   в   проведении   мероприятий       по   повышению   квалификации работников архива и службы делопроизводства Сельской администрации Артыбашского сельского поселения;

3.2.10.   ежегодно представляет в Комитет по делам архивов РА сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11.   подготавливает   и   в   установленном   порядке   передает   на   хранение   в Комитет по делам архивов РА документы Архивного фонда РФ   и Архивного фонда РА.

4.Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

Подробнее

ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей экспертной комиссии. Сельской администрации Артыбашского сельского поселения

Информация:

Автор:

Категория 2013

Приложение №1

УТВЕРЖДЕНО Распоряжением

                                                                                         Главы сельской администрации

                                                                                            Артыбашского сельского поселения

                                                                                             ___________________А.Ю. Семухин

От 15.11.2013 г. № 382

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии.

Сельской администрации Артыбашского сельского поселения

1.Общие положения

1.1.      Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создана для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору, хранению и подготовке передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующиеся в процессе деятельности Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

1.2.      Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Главой Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

В необходимых случаях (см.п.3,4 настоящего положения) решения ко­миссии утверждаются после их предварительного согласования с Комитетом по делам архивов Республики Алтай.

1.3.      В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Республиканским законом "Об архивном деле в Республике Алтай» распорядительными документами Комитета по делам архивов Республики Алтай, распоряжениями Сельской администрации Артыбашского сельского поселения, нормативно-методическими документами Росархива и Комитета по делам архивов РА, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

1.4.   Экспертная комиссия возглавляется одним из специалистов Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

Её секретарем, как правило, является архивист или лицо, ответственное за архив учреждения.

    Персональный состав ЭК назначается распоряжением Главы Сельской администрации Артыбашского сельского поселения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе примерного положения Сельской администрации Артыбашского сельского поселения разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК и вводится в действие распоряжением Главы Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

2.Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дела.

2.2  Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3 Организация и проведение отбора, хранения и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на неё задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1.      Организует и проводит совместно с делопроизводителем и архивистом работу по ежегодному отбору документов Сельской администрации  Артыбашского сельского поселения          для дальнейшего хранения и к уничтожению.          

3.2.     Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе

ценности документов Сельской администрации Артыбашского сельского поселения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3.      Оказывает содействие и методическую помощь специалистам архива Сельской администрации Артыбашского сельского поселения.

по выявлению владельцев личных архивов, по возможной передаче ими дневников, записей, воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда РА;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной  истории своего учреждения.

3.4.      Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. на утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов РА, а затем на утверждение руководителя своего учреждения - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной    документации;

перечни проектов, проблем (тем) научно-технической документации по которым подлежит передача на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хране­ния: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой   "ЭПК" в перечне, документов до 1945  года включительно;

3.4.2. на согласование ЭПМК Комитета по делам архивов РА, а затем на утверждение руководителя своего учреждения - сводную номенклатуру дел, описи дел по личному со­ставу, акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоян­ного хранения;

3.4.3 на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов РА - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3.4.4  на утверждение Главы сельской администрации Артыбашского сельского поселенияакты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1.), акты об утрате или неисправном повреждении документов по личному составу.

3.5       Совместно с делопроизводителем и специалистом по кадрам проводит для сотрудников архива Сельской администрации Артыбашского сельского поселения консультации по вопросам работы с документами,   участвует   в   проведении мероприятий   по   повышению   их  деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1.      В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2.      Запрашивать от руководителей структурных подразделений; письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничто­жения документов по личному составу;  предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3.     Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделе­ний о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного Фонда Республики Алтай, о причинах утраты  документов.

4.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Комитета по делам архивов РА, сторонних организаций.

4.5  ЭК в лице её председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 Информировать руководство Сельской администрации Артыбашского сельского поселения по вопросам,относящимся к компетенции комиссии.

4.7.     В установленном порядке представлять своё учреждение в Комитете по делам архивов  РА.

5. Организация работы ЭК

5.1.      Экспертная комиссия Сельской администрации Артыбашского сельского поселения работает в тесном контакте с экспертной  проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов РА,  получая от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2 ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все  заседания  комиссии  протоколируются. Поступающие на рассмотрение  ЭК документы рассматриваются на её заседании не позднее, чем через 10 дней.

5.4 Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и Глава Сельской администрации Артыбашского сельского поселения (в необходимых случаях по согласованию с Комитетом по делам архивов РА).

5.5.      Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

Подробнее

РАСПОРЯЖЕНИЕ 15.11.2013 г. № 382 «О создании постоянно действующей экспертной комиссии»

Информация:

Автор:

Категория 2013

________________________________________________________________________________________________________

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.11.2013 г.                                                                                                                           №  382

«О создании постоянно действующей

экспертной комиссии»  

      На основании 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления»,

Федерального закона от 22 октября 2004 года  № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Устава МО «Артыбашское сельское поселение».

1.      Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе трёх человек:

Смирнова Т.В. специалист 2 разряда – председатель комиссии.

Шишкина Т.Р.  делопроизводитель – секретарь комиссии.

Жукова Т.В. архивист - член комиссии.

2.      Утвердить положение об экспертной комиссии (приложение №1).

3.      Утвердить положение об архиве (приложение №2).

4.      Контроль за исполнением данного распоряжения оставляю за собой.

Глава Артыбашской

сельской администрации                  ___________________________               А.Ю. Семухин

Подробнее